Asistente Administrativo Ssa 5

hace 2 semanas

Panamá, Panamá, Panamá World Food Programme A tiempo completo


:

PLAZO DE PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS
: El plazo para aplicar a esta posición es el día 17 de noviembre de 2023.

ACERCA DEL PMA
:

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la mayor agencia humanitaria que lucha contra el hambre en el mundo.

La misión del PMA es ayudar al mundo a alcanzar el hambre cero durante nuestra vida.

Cada día, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que las personas más pobres y vulnerables, especialmente las mujeres y los niños, tengan acceso a los alimentos nutritivos que necesitan.

CONTEXTO Y RESPONSABILIDADES/OBLIGACIONES**:

La persona que ocupe este puesto gestionará diversas actividades y procesos administrativos, lo que requiere capacidad para analizar, comprender y aplicar directrices/prácticas estándar.

También tendrá funciones de supervisión, podrá trabajar en una situación de emergencia y desarrollar/apoyar el plan de acción de la unidad.


Bajo la supervisión general del Director Nacional Adjunto y la supervisión directa del Director Administrativo, el Asistente Administrativo realizará las siguientes tareas (tenga en cuenta que estas tareas son sólo generales y no exhaustivas): 1.Garantizar que todos los viajes generados en WeTravel sean correctos y cumplan con las normas y procedimientos del PMA.2.Servir de enlace con las agencias de viajes para proporcionar al PMA servicios de calidad y rentables.

En particular, de acuerdo con los informes mensuales, tomar medidas correctivas en el proceso de viajes para que la compra y la gestión de los billetes sean más rentables.3.Comprueba y revisa el informe mensual presentado por la agencia de viajes y comunica las discrepancias en las facturas al supervisor.

Garantiza que las discrepancias entre los billetes aprobados se corrijan sin demora.4.


Garantizar que todas las unidades presentan el plan de misión mensual a tiempo y correctamente.5.Proporcionar un informe semanal al supervisor sobre las misiones del personal mediante la preparación de informes a través del sistema WINGS y la plataforma de viajes de la agencia BCD.6.

Garantizar el seguimiento adecuado de los documentos en la carpeta compartida y en el sistema específico para viajes y otras tareas administrativas realizadas.7.Ayudar al supervisor a garantizar un seguimiento eficaz de todas las acciones de viaje en curso y tomar medidas para evitar expedientes abiertos en el sistema.8.Proporcionar flota y alojamiento al personal nuevo y orientar a los demás para garantizar el uso de las plataformas en línea en consonancia con la estrategia de normalización y digitalización del PMA.9.Colaborar con la Oficina de Protocolo en Haití y la Sede para ayudar al personal a obtener visados y otros documentos necesarios para viajar.10.Apoyar al supervisor en la creación de procedimientos operativos normalizados y ofrecer sesiones informativas y orientación sobre normas y procedimientos administrativos a los colegas responsables de la preparación de los documentos de viaje.11.Apoyar al supervisor, según sea necesario, durante las visitas e inspecciones sobre el terreno, los viajes y otras tareas administrativas cubiertas por la unidad a la que esté adscrito.12.

Asistir, según sea necesario, a la unidad administrativa en la creación de requisiciones (PO, PR, MPO GRN/SES) en el sistema de gestión WINGS para las necesidades de adquisición y servicios de la oficina.13.Garantizar el seguimiento adecuado de los NFI/Servicios suministrados con el presupuesto del corresponsal.14.Apoyar al Supervisor de la Casa de Huéspedes y al Punto Focal en la actualización periódica de la página de reservas en línea y la emisión de facturas mensuales y listas de comprobación, inspecciones.15.Supervisar al personal de apoyo (Handler) y al personal de limpieza de la oficina.16.Estar disponible para proporcionar formación y orientación a todo el personal.17.

Apoyar y formar al personal subalterno.18.

Además de todas las tareas anteriores, el Asistente Administrativo llevará a cabo cualquier otra tarea administrativa que su supervisor considere necesario asignarle en aras de la ejecución de las actividades de la oficina
RESULTADOS ESPERADOS:

  • Ejecución puntual de las solicitudes recibidas en WeTravel en estricto cumplimiento de las normas y reglamentos.
Actualización de todos los documentos justificativos en el sistema en las carpetas compartidas en línea.
Ayudar al supervisor a proporcionar informes precisos y coherentes sobre viajes y otras áreas administrativas según sea necesario.
Apoyar al supervisor en la aplicación de los procesos de normalización y digitalización. Capacidad para trabajar en equipo y en situaciones de emergencia.

MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA:

NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
:
Lidera con el ejemplo y con integridad.1.Demuestra los valores, principios y normas del PMA.2.Valora la diversi

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