Administrative Assistant

hace 2 semanas

Panamá, Panamá Ciudad del Saber A tiempo completo

**Fecha límite**: 20 de Junio de 2023

The Opportunity

**This position will be based in**: Panama.
Administrative Assistant - FP 2030 Latin America & Caribbean Regional Hub

**ROLE PURPOSE**:
**Context**: Family Planning 2030 (FP2030) is the only global partnership that focusses on family planning, galvanising partnerships and commitments from governments, civil society, multilateral organizations, donors, private sector, and researchers to achieve the ideal that all people have a right to have access to contraception and make decisions about if and when they want to have children. FP2030 vision is a future where women and girls everywhere have the freedom and ability to lead healthy lives, make their own informed decisions about using contraception and having children, and participate as equals in society and its development. The FP2030 Support Network includes five regional hubs: North, West and Central Africa; East and Southern Africa; Asia and the Pacific; and Latin America and the Caribbean, and North America and Europe, led by an Executive Director who reports to the Governing Board. The FP2030 LAC Hub will be headed by a Managing Director supported by a small team and hosted by Save the Children. Save the Children and PROFAMILIA-Colombia working in a collaborative manner have been selected as the host of the FP2030 Latin America & Caribbean Regional Hub.
The Administrative Assistant will be responsible to provide administrate and operational support to the activities of the FP2030 LAC Hub. He/she will provide support to the Managing Director in the implementation and monitoring of the project workplan and budget. Will coordinate with the rest of the project team to ensure activities and operations are performed.
The position will coordinate and monitor internal communications (project team) and external communications (finance and grants contacts, other relevant members across the support network and external partners and stakeholders in LAC region) to ensure appropriate flow of day-to-day activities.
The Administrative Assistant will report to the Managing Director and work closely with the rest of the project team. He/she will provide administrate and operational support to the activities of the project.

**KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY**:
**Administration**:

- Provide logístical and administrative support to the Managing Director, including managing scheduling and calendar and travel arrangements.
- Provide support travel arrangements for the project team.
- Coordinate and organize meetings and events ensuring the logistics, and appropriate follow-up after events.
- Provide logístical and administrative support to the project team, including supporting meeting set up and logistics.
- Support the Managing Director in preparing expense reports, and other needed reporting; support these areas as needed for the rest of the project team.
- Ensure the archiving and management of project documents.
- Plan and process payments for the operation of the Hub, including office rent, events, travels, translations and procurements in coordination with the Save the Children operations team.

**Operations**:

- As directed by the Managing Director, provide support as needed, to include conducting research, drafting and producing materials, taking notes during meetings or calls, and ensuring meeting follow-up.
- Coordinate with other Operations and Administrative staff members of Save the Children and Profamilia to ensure cross team collaboration, communication, and appropriate flow of day-to-day activities.
- Provide support to the Hub team on special projects as needed.
- Contribute to and coordinate project reporting, including content for funder reports, and reporting to the Managing Director and Save the Children.
- Provide support to the Managing Director in the implementation and monitoring of the project workplan and budget.
- Coordinate staff induction processes and support donor and Save the Children policies and regulations compliance by Hub staff.
- Support to the Managing Director and Hub team to monitor internal communications (project team) and external communications (finance and grants contacts, other relevant members across the support network and external partners and stakeholders in LAC region) to ensure appropriate flow of day-to-day activities. REQUERIMIENTOS

**To be successful, you will bring/have**:

- Bachelor´s degree in Business Administration, Finance, or similar is required.
- Written and spoken fluency in English and Spanish required.
- Exposure to international development, global health and preferably in family planning/sexual and reproductive health in Latin America and the Caribbean
- 3+ years of professional experience in administration, operations, logistics, project management, or a related field.
- Proven track record in supporting large or multi-country projects and experience in administrative and operational support in Latin America and the Caribbean region.
- An inter

  • Administrative Assistant

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Mackay Communications A tiempo completo

    Mackay is currently seeking an experienced Depot** Administrative Assistant **with the skills and qualifications outlined below for our location in Albrook, Panama. **_ Depot Administrative Assistant Job Summary_** Responsibilities include but are not limited to: - Always follows Mackay’s policies and procedures. - Acts as a receptionist by greeting...

  • Procurement & Administrative Assistant (2 Positions)

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Ciudad Del Saber A tiempo completo

    **Fecha límite**: 22 de Junio de 2022 Data Overview - Procurement & Administrative Assistant (2 positions) Procurement & Administrative Assistant (2 positions) Establecida en 1951, la OIM es una organización relacionada de las Naciones Unidas y, como la principal agencia de la ONU en el campo de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios...

  • Administrative Assistant

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Cuatroochenta A tiempo completo

    **Desde Cuatroochenta-Sofistic Cybersecurity nos encontramos en búsqueda de un/a Administrative Assistant cuyo objetivo principal será brindar apoyo de manera transversal a los distintos departamentos de la sede de Panamá llevando a cabo tareas administrativas en general.**: **Si eres una persona con orientación al cliente, resolutiva y quieres asumir...

  • Gestión de Agenda, Correos y Temas Administrativos

    hace 1 mes

    Panamá, Panamá Workana A tiempo completo

    About this project admin-support / virtual-assistant-1 Open Necesito de un asistente que me acompañe en la gestión de mi correo, de mi agenda, que me gestione todos los temas administrativos que me puedan llegar. Que monitore los correos y me ayude a indicar que realmente es lo necesario y que no. Category Admin Support Subcategory Virtual Assistant...

  • Administrative Assistant

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Ciudad del Saber A tiempo completo

    **Fecha límite**: 06 de Febrero de 2023 La Oficina Subregional para Mesoamérica de la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura ubicada en Panamá, anuncia la siguiente vacante interna/externa: Administrative Assistant (Finance) **Job Posting**: 23/Jan/2023 **Closure Date**: 06/Feb/2023, 5:59:00 PM **Organizational...

  • Buscamos Auxiliar Administrativa que Maneje El

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Workana A tiempo completo

    About this project admin-support / customer-support Open Buscamos auxiliar administrativo de forma virtual que tenga conocimiento del sistema de Odoo para trabajar en facturación, cobranza, administrativo, cierre semanal y mensual. Category Admin Support Subcategory Customer Support Time required Between 10 and 20 hours Is this a project or a position?...

  • Asistente Administrativo y de Operaciones

    hace 1 mes

    Panamá, Panamá Ciudad Del Saber A tiempo completo

    **Fecha límite**: 02 de Febrero de 2023 **Fecha límite para recepción de documentos**: 2 de febrero de 2023 Se requiere Asistente Administrativo y de Operaciones en la ciudad de Panamá, República de Panamá. La persona elegida se encargará de apoyar en las operaciones administrativas de la Secretaría para la Aplicación de la Legislación Ambiental,...

  • Asistente Administrativo y de Operaciones

    hace 1 mes

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    **Fecha límite**: 02 de Febrero de 2023**Fecha límite para recepción de documentos**: 2 de febrero de 2023Se requiere Asistente Administrativo y de Operaciones en la ciudad de Panamá, República de Panamá. La persona elegida se encargará de apoyar en las operaciones administrativas de la Secretaría para la Aplicación de la Legislación Ambiental,...

  • Insurance Operations Assistant

    hace 1 mes

    Panamá, Panamá Marsh A tiempo completo

    ¡Anímate a formar parte de una empresa multinacional como es Marsh!**Insurance Operations Assistant**¿Qué** **tenemos para ti?**: - Oportunidad de aprender sobre diferentes productos de las aseguradoras - Oportunidad de crear relaciones con clientes - Oportunidad de crear relaciones con las aseguradoras más importantes del país - Oportunidad de...

  • Asistente Administrativa

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Gestiona Panama A tiempo completo

    PREFERIBLEMENTE CON LICENCIA DE CONDUCIR. -Requerimientos - Educación mínima: Bachillerato / Educación Media1 año de experiênciaLicencias de conducir: automóviles / carros Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide

  • Asistente Contable Administrativa

    hace 1 mes

    Panamá, Panamá Conexiones S.A. Pty A tiempo completo

    **Educación mínima**: Universidad3 años de experiênciaEdad: entre 25 y 40 añosConocimientos: Microsoft Excel, Contabilidad, Compras, Facturación, Gestión de inventarios, Administración, Microsoft OfficePalabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, contador, contralor, accountant, facturista, pagador, tesorero

  • Asistente Administrativa con Experiencia Comprobada

    hace 1 mes

    Panamá, Panamá Be Productive A tiempo completo

    **Educación mínima**: Universidad1 año de experiênciaIdiomas: Español Edad: entre 18 y 30 añosConocimientos: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Windows, Software de Contabilidade, Atención al cliente, Comunicación y persuasión, Contabilidad, Servicio al cliente, AdministraciónPalabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux,...

  • Asistente Administrativa

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Suarez Castillero Holmes Y Richa A tiempo completo

    **Perfil**: - Mujer, Edad preferible (25 a 35 años) - Estudiante de Contabilidad, Finanzas o carreras afines, Preferible con conocimiento en Sistemas Contables (Sage 50) - Mínimo 2 años de experiências en posiciones similares. - Buena Capacidad de lectura y redacción, con manejo de computadora (MS Office, especialmente Excel, Word, uso de internet y...

  • Peace Corps Seeks Medical Logistic Assistant, Local

    hace 1 mes

    Panamá, Panamá Ciudad del Saber A tiempo completo

    **Fecha límite**: 25 de Agosto de 2023 VACANCY ANNOUNCEMENT 23-010 **POSITION**: Medical Logistic Assistant, local Personal Services Contractor **OPENING DATE**: August 3, 2023 **CLOSING DATE**: August 25, 2023 **WORK HOURS**: Full-time; 40 hours/week **Agency Summary**: The organization was founded by President John F. Kennedy in 1961 with the...

  • Administrative Assistant

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Sba Communications A tiempo completo

    Quienes somosSBA Communications (SBA) es un líder de la industria en el suministro de la infraestructura inalámbrica que hace que las comunicaciones funcionen, con un historial de crecimiento en América, Sudáfrica y el sudeste asiático. Nuestro propósito es habilitar las comunicaciones que son esenciales para conectar a las personas. Cotizamos en...

  • Executive Assistant 1

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Liebherr Panama S. A. A tiempo completo

    **Principales responsabilidades**: Administración General - Asesorar en la gestión de procesos administrativos, como creación de documentos, actualización de políticas y creación de instructivos, tomando como base la política de seguridad para la clasificación y administración de los datos. Gestión del control documental de la empresa, dando apoyo...

  • Research Managemente Assistant Full Inglés

    hace 1 mes

    Panamá, Panamá Mercaplan A tiempo completo

    **Requisitos**: Graduado de licenciatura en Ingeniería Administrativa, Proyectos, Administración, Mercadeo, Marketing o carreras afines a la logística y coordinación de proyectos, y/o afines a investigación de mercados. Full inglés. Experiência mínima de un año en logística, coordinación y ejecución de proyectos. Alta capacidad de...

  • Research Management Assistant

    hace 2 semanas

    Panamá, Panamá Mercaplan A tiempo completo

    **Requisitos**: Graduado de licenciatura en Ingeniería Administrativa, Proyectos, Administración, Mercadeo, Marketing o carreras afines a la logística y coordinación de proyectos, y/o afines a investigación de mercados. Full inglés. Experiência mínima de un año en logística, coordinación y ejecución de proyectos. Alta capacidad de...

  • Research Management Assistant

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Mercaplan A tiempo completo

    Publicado el día Jueves 23 de Febrero de 2023**Requisitos**: Graduado de licenciatura en Ingeniería Administrativa, Proyectos, Administración, Mercadeo, Marketing o carreras afines a la logística y coordinación de proyectos, y/o afines a investigación de mercados. Full inglés. Experiência mínima de un año en logística, coordinación y ejecución...

  • Assistant Human Resources Officer

    hace 4 semanas

    Panamá, Panamá Acnur, La Agencia De La Onu Para Los Refugiados A tiempo completo

    El titular de este puesto trabaja en la Oficina Regional para las Américas, bajo las órdenes del Responsable Principal de RR.HH., y forma parte de la Subunidad de RR.HH. que presta apoyo a las operaciones en los países bajo la dirección general del Socio Principal de RR.HH. El puesto implica interacciones regulares con entidades de la Sede (AMS, APRS,...