Jefe de Oficina

**Objetivo**

Se requiere la posición de manera presencial en Darién (Panama).

El/la Jefe de Oficina se encarga de garantizar la ejecución de los Programas y presupuesto de HIAS Panamá en todos los lugares donde HIAS tiene actividades en Darién, de acuerdo con los objetivos, metodología y ética determinados en las pautas de la institución.

**Funciones**:

- Direcciona y da seguimiento a la implementación del plan estratégico de los programas de HIAS Panamá en Darién.
- Direcciona y da seguimiento a la implementación del plan operativo de los programas en Darién
- Coordina actividades de monitoreo y logística para desarrollo de misiones o visitas externas a la localidad.
- Coordina con las distintas áreas de la organización actividades administrativas y programáticas.
- Brinda estrategias a los equipos de HIAS presentes en Darién, para la oportuna y adecuada implementación programática y presupuestaria de los programas. Igualmente, analiza y ejecuta el presupuesto asignado a la localidad para el cumplimiento de objetivos, asegurando su correcto y oportuno manejo.
- Controla la gestión financiera de la localidad, asegurando la emisión de los documentos que soportan las transacciones y verificando que se cumplan los procedimientos financieros y tributarios (internos y externos) dentro de los plazos establecidos, e informa a la Gerencia de Programas/Dirección País cualquier necesidad.
- Reporta a la Gerencia de Programas/Dirección País la necesidad de recursos humanos, logísticos y administrativos y coordina actividades de adquisición, mantenimiento de instalaciones, equipos y muebles de las oficinas a su cargo, a fin de garantizar su correcto funcionamiento y uso
- Identifica necesidades de capacitación para su equipo de trabajo y reporta a la Gerencia de Programas/Dirección País para el desarrollo de estas.
- Verifica y monitorea el registro oportuno de información de casos y respaldo programático a fin de asegurar su calidad y confidencialidad.
- Desarrolla y mantiene relaciones interinstitucionales con todos los actores presentes en Darién, a fin de fortalecer la gestión y visibilidad de HIAS en la localidad; así como el desarrollo de canales de servicios complementarios con otros actores para la población de interés.
- Representa a HIAS Panamá en espacios de incidencia programática, en cooperación con organizaciones asociadas e instituciones gubernamentales.
- Analiza, consolida y elabora los reportes de gestión local de acuerdo con requerimientos organizacionales y de los donantes, garantizando su veracidad y calidad oportuna.
- Participa en reuniones con la Gerencia y equipo de Programas para planificar y coordinar la gestión estratégica del área y dirige reuniones con su equipo de trabajo para planificar y dar seguimiento a la gestión de los programas.
- Vela por el cumplimiento de las normas de seguridad de la localidad y, en caso de eventualidades, las comunica para establecer acciones correctivas oportunas.
- Gestiona y participa en el proceso de selección, inducción y capacitación de personal a su cargo.
- Crea y mantiene un ambiente laboral que promueve el trabajo en equipo, confianza y respeto mutuo.
- Aprueba solicitudes de vacaciones y permisos del personal bajo su supervisión.
- Realiza evaluaciones de desempeño del personal bajo su supervisión.
- Supervisa el registro y control de inventarios de activos fijos de la localidad y reporta al área de operaciones/logística.
- Coordina con los equipos locales de ser necesario su participación en la implementación de diagnósticos de necesidades de población de interés.
- Monitorea que los equipos locales implementen los medios de verificación en cada área programática.

**Supervisa**:

- Staff local

**Perfil Requerido**
- **Estudios**: Título universitario en ciencias sociales, administrativas o afines.
- **Experiência**: Mínimo cinco (5) años de experiência en puestos gerenciales, incluida la gestión efectiva de grupos de trabajo asociados con programas de desarrollo multifacéticos nacionales e internacionales.
- Gestión del paquete de oficina (Indispensable).
- Inglés escrito y hablado (como mínimo nível intermedio comprobado)
- Liderazgo eficaz, capacidad analítica y organizacional.
- Orientación de servicio y trabajo en equipo.
- Excelentes habilidades de comunicación (oral y escrita), y desarrollo de relaciones interpersonales.
- Habilidades de gestión de grupos de trabajo: asignación de tareas, supervisión de tiempo y responsabilidades en las entregas.
- Trabajo en equipo y capacidad multidisciplinaria.
- Flexibilidad y capacidad de adaptación.