Asistente de Oficina y Operaciones

hace 3 semanas


Panamá, Panamá, Panamá SER PANAMÁ GROUP S.A A tiempo completo
Descripción del Puesto
Buscamos a un profesional apasionado que se encargue de brindar soporte administrativo general en nuestra empresa. El Asistente de Oficina y Operaciones deberá realizar tareas diversas relacionadas con la planificación, organización y coordinación de actividades dentro de nuestro equipo.

Responsabilidades Clave:
• Soporte Administrativo General
• Atender llamadas telefónicas directas, correos electrónicos y consultas.
• Coordinar el cumplimiento de legislación local, incluyendo solicitudes y procedimientos ante autoridades gubernamentales.
• Comunicarse efectivamente con el equipo global para gestionar y priorizar solicitudes.
• Organizar citas para gerentes y empleados.
• Planificar y coordinar reuniones, tomando actas detalladas según sea necesario.
• Redactar y distribuir correos electrónicos, correspondencia, memorandos, cartas y formularios.
• Ayudar en la preparación de informes programados regularmente.
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo para documentos y registros.
• Actualizar y mantener políticas y procedimientos de la oficina.
• Gestión de la Oficina
• Solicitar suministros de oficina e investigar nuevas ofertas y proveedores.
• Mantener listas de contactos actualizadas.
• Reservar viajes de empleados.
• Presentar y conciliar informes de gastos.
• Brindar apoyo general a visitantes y actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.

• Tareas Especializadas
• Conocer el cumplimiento legal local.
• Investigar temas específicos de la industria y preparar materiales para futuras reuniones.
• Corregir informes y garantizar precisión en documentación.
• Colaborar con otros líderes de equipo para supervisar y completar evaluaciones de desempeño del personal.
• Ayudar a incorporar nuevos empleados y asegurarse de que estén familiarizados con procedimientos de la oficina.

Requisitos y Habilidades:
• Experiencia: Se valorará experiencia comprobada como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina en entornos de nueva creación.
• Habilidades Técnicas:
• Dominio de Google Sheets y conocimientos en manejo de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Defender, OneDrive, Designer).
• Capacidad para utilizar equipos de oficina de manera eficiente.
• Habilidades Interpersonales:
• Excelente gestión del tiempo o habilidades para priorizar trabajo.
• Atención al detalle y capacidad para resolver problemas.
• Habilidades de comunicación.
• Inglés y español a nivel avanzado con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Fuertes habilidades organizativas para realizar múltiples tareas.
• Estudios universitarios preferiblemente en Contabilidad, Administración o Derecho.

Salarial:
El salario para este puesto es de $1,200 USD menos impuestos mensuales.

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