Asistente de Operaciones y Ventas

hace 6 días

Panamá, Panamá Doka Group A tiempo completo

Descripción de la empresa Somos una de las principales compañias a nível mundial expertas en el desarrollo, fabricación y distribución de sistemas de construcción y encofrados.
Con más de 160 sucursales de venta a nível mundial y logística en más de 70 países.
Descripción del empleo
**RESPONSABILIDAD**:
El Asistente de Operaciones y Ventas, bajo el liderazgo del Gerente de Operaciones de la sucursal, es responsable de salvaguardar la gestión administrativa de la documentación derivada de los proyectos en los países atendidos.
El ocupante de este cargo interactúa con diversas áreas internas y con los clientes.
Tiene la oportunidad de actuar como puente para entablar relaciones sólidas con las principales partes interesadas.
Es el garante del respeto de los procedimientos internos y es facilitador en el funcionamiento de todos los equipos para mantener la buena relación con los clientes.
**FUNCIONES**:

- Generar cotizaciones de componentes, enviarlas a los clientes y darles seguimiento con el fin de obtener la aprobación y la orden de compra.
- Monitorear la entrega adecuada y correcta de componentes enviados a clientes - confirmar que el pedido se haya recibido completo, en orden y en buen estado (post venta)
- Recopilar y almacenar información relacionada con reclamos de clientes
- Vigilar, en colaboración con el CMO (Commercial Management Officer), que los reclamos recibidos sean atendidos y resueltos por las áreas correspondientes - (post venta)
- Configurar a los clientes y activar sus proyectos en el sistema, asegurando que todos los datos necesarios estén completos y sean precisos.
- Actualizar los datos de clientes en los sistemas internos (Victori y Discos) con el fin de que ambas plataformas mantengan registro de información confiable.
- Mantener y actualizar la documentación de clientes y proyectos, física y digitalmente
- Mantener contacto continuo con los clientes, vía correo, llamadas o reuniones, para monitorear el cumplimiento de las diversas etapas de un proyecto (cotización, entrega, reclamos, pagos, etc.)
- Dar seguimiento a los documentos presentados al cliente, para obtener su aprobación para la facturación de:

- alquiler de equipo
- material perdido o dañado en obra.
- Revisar contratos, adendas y garantías adicionales, para asegurar que todos los datos relacionados con procesos de cobros, sean precisos
- En conjunto con el Departamento de Finanzas, velar por el cumplimiento de los pagos acordados entre el cliente y la empresa.

En los casos requeridos, apoyarse del departamento legal.
**Requisitos**: EDUCACION**:
Licenciatura en Ingeniería Industrial, Administración o Logística
**OTROS CONOCIMIENTOS**:

- Dominio del paquete Office a nível intermedio; en especial Excel
- Utilización de herramientas ERP (AX)
- Buen conocimiento del proceso de pedido y del seguimiento de un expediente comercial
- Inglés Intermedio (altamente valorado)

**COMPETENCIAS**:

- ** Orientación al logro** para cumplir las actividades en las fechas determinadas
- ** Orientación al detalle** para proporcionar datos e información precisa
- ** Habilidad de planificación y organización del trabajo**:

- ** Capacidad para escuchar, empatizar y reformular**, para entender la necesidad del cliente y presentar alternativas de soluciones
- ** Capacidad para colaborar en equipo** dentro y fuera de su área de trabajo
- ** Capacidad de adaptación y reacción rápida**:

- ** Curiosidad de aprendizaje**, estar informado y hacer preguntas relevantes
- ** Capacidad de argumentar y negociar**, adaptándose a diversas personalidades
- ** Responsable y con capacidad de tomar acción** de forma autónoma en su nível de responsabilidad

**EXPERIENCIA**:

- 3 a 5 años en funciones de administración, logística, ventas o contabilidad

Información adicional
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