Consultoría Administrativa y de Apoyo a Eventos

City: Belize City, Bogotá, Brasilia, Buenos Aires, Caracas, Guatemala City, La Paz, Lima, Managua, Mexico City, Montevideo, Panamá, Quito, San Jose, San Salvador, Santiago, Santo Domingo, Tegucigalpa
- Company: IDB
- Posting End Date: July 7 at 11pm EDT

**We improve lives**:
El Grupo BID es una comunidad de personas diversas, versátiles y apasionadas, unidas para mejorar vidas en América Latina y el Caribe. Aquellos que trabajan con nosotros encuentran un propósito y hacen lo que más les gusta en un entorno inclusivo, colaborativo, ágil y gratificante.

**About this position**:
La División de Protección Social y Mercados Laborales (SPL) se dedica a fortalecer los sistemas de protección social y los mercados laborales en América Latina y el Caribe, con un enfoque en promover la inclusión, el acceso a empleo de calidad, el bienestar y la autonomía a lo largo de todas las etapas de la vida, desde la infancia hasta la vejez.

El equipo: SPL prepara y supervisa operaciones que buscan avanzar los objetivos de reducción de la pobreza, igualdad de oportunidades y crecimiento económico. Trabaja en redes de protección y transferencias, desarrollo infantil temprano y envejecimiento mediante la mejora de servicios de cuidado, expansión de la cobertura de seguros sociales y pensiones, y fortalecimiento de los sistemas de apoyo a poblaciones vulnerables. También se enfoca en mejorar los servicios de empleo y programas de capacitación para asegurar mejor acceso a trabajos decentes y fomentar un mercado laboral más dinámico e inclusivo.

SPL promueve diálogos, foros de aprendizaje y viajes de estudio con países miembros para facilitar el intercambio de conocimientos y productos analíticos del BID y otras organizaciones, además del intercambio de lecciones aprendidas y buenas prácticas dentro y fuera de la región. Estos eventos requieren planificación logística y administrativa. Para su adecuado funcionamiento, la División necesita un equipo administrativo proactivo y eficiente, capaz de procesar contratos (individuales y de empresas), pagos, informes de gastos y actividades presupuestarias.

**What you’ll do**:
Administración y contratos:

- Apoyar en la preparación de contratos y de enmiendas (individuales y de empresas), e iniciando procesos contractuales en los sistemas del Banco, asegurando que se sigan las directrices del BID.
- Procesar pagos de facturas por servicios, cartas de acuerdo, especialmente contratos BEO financiados con fondos de Cooperación Técnica y fondos administrativos (pagos en SAP y Convergencia).
- Crear proveedores, coordinar solicitudes de proveedores y ofrecer soporte relacionado.
- Mantener archivos de contratos actualizados, así como hacer seguimiento a contratos, pagos de facturas, enmiendas, y dar seguimiento a solicitudes del buzón SPL-Invoices.
- Coordinar con el front office de SPL temas administrativos, procedimentales, contractuales y logísticos de eventos y asuntos administrativos generales.

Brindar apoyo a todo el equipo relacionado a todos los procesos administrativos que se requieran.

Gestión de eventos:

- Apoyar la logística de eventos internos y externos a través de herramientas de Project Management para eventos presenciales, híbridos, webinars, capacitaciones, etc., así como el monitoreo de la ejecución del presupuesto y procesar pagos de facturas de eventos.
- Coordinar servicios con proveedores (hoteles, cotizaciones, salas, audiovisuales, catering, traducción, impresión, montaje).
- Viajes: Preparar cartas acuerdo, arreglos de viaje, informes de gastos, coordinar reservas/compras de boletos, hoteles, pagos de viáticos, invitaciones, confirmaciones y listas de participantes.

**What you'll need**:
- **Educación**: Licenciatura o equivalente en Administracion de empresas, negocios u otra disciplina relacionada.- **Experiência**: Al menos 2 años de experiência relevante, especialmente en roles administrativos y de organización de eventos.- **Idiomas**: Se requiere dominio de español y de inglés, oral y escrito. Se prefiere tener conocimientos adicionales de francés y portugués.

**Requirements**:
- **Ciudadanía**: Usted es ciudadano de uno de nuestros 48 países miembros con residencia o permiso legal para trabajar sin necesidad de patrocinio por parte del BID.- **Consanguinidad**: No tiene miembros de su familia (hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad, incluido el cónyuge) que trabajen en el BID, BID Invest o BID Lab.**Type of contract and duration**:
- **Tipo de Contrato**: Consultor nacional (modalidad remota local).- **Duración**: 14 meses- **Ubicación Laboral**: Remoto

**What we offer**:
El Grupo BID ofrece beneficios que responden a las diferentes necesidades y momentos de la vida de un empleado. Estos beneficios incluyen:

- Un paquete de remuneración competitiva
- Licencia y vacaciones: 2 días por mes de contrato + licencia paternal sin distinción de género.
- Cronogramas de trabajo flexibles e híbridos
- Salud y bienestar: Acceso a nuest