Asistente Administrativo Y Financiero

ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Ubicación:
Panamá Modalidad: Presencial Confidencialidad: Posición para compañía multinacional confidencial MISIÓN DEL PUESTO Garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos administrativos, contables, financieros, fiscales y de gestión de personal de la operación en Panamá, proporcionando información precisa, oportuna y confiable para la toma de decisiones. La posición será responsable de asegurar el correcto registro y control de las operaciones financieras, el seguimiento de obligaciones fiscales, cuentas por pagar y cobrar, conciliaciones bancarias, nómina y documentación laboral, así como de brindar soporte directo al liderazgo financiero regional. Asimismo, tendrá un rol clave en la coordinación entre los equipos locales, regionales y centros de servicios compartidos, asegurando el cumplimiento de políticas corporativas, la correcta ejecución de los procesos y la disponibilidad de información financiera y administrativa de calidad. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES 1. Gestión contable y financiera
- Registrar, revisar y controlar las operaciones contables de la oficina.
- Verificar la correcta imputación y clasificación de las transacciones financieras.
- Dar seguimiento al ciclo contable y coordinar actividades con el Shared Service Center .
- Preparar y consolidar información requerida para la elaboración de estados financieros.
- Analizar movimientos y detectar inconsistencias o desviaciones que requieran corrección.
- Mantener actualizada y organizada la documentación soporte de las operaciones. 2. Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Gestionar el registro y seguimiento de facturas de proveedores y clientes.
- Dar seguimiento a saldos pendientes y vencimientos.
- Mantener actualizado el control de cartera y cuentas por cobrar.
- Preparar reportes de antigüedad de saldos ( Aging Reports ).
- Coordinar la programación y seguimiento de pagos.
- Identificar diferencias, partidas pendientes y situaciones que requieran escalamiento. 3. Conciliaciones bancarias y control financiero
- Ejecutar conciliaciones bancarias periódicas.
- Comparar movimientos bancarios contra registros contables.
- Identificar, investigar y gestionar diferencias y partidas conciliatorias.
- Dar seguimiento a ajustes y correcciones contables.
- Mantener controles financieros que permitan asegurar la integridad y trazabilidad de la información. 4. Reportes financieros, presupuesto y flujo de caja
- Preparar reportes financieros y administrativos para el liderazgo local y regional.
- Apoyar en la preparación de estados financieros, provisiones y análisis de resultados.
- Elaborar análisis Budget vs. Actual , identificando variaciones relevantes.
- Apoyar en la preparación y actualización de proyecciones de flujo de caja.
- Proporcionar información financiera para la toma de decisiones y planificación.
- Preparar reportes y análisis especiales solicitados por la dirección financiera regional. 5. Cumplimiento fiscal y regulatorio
- Dar seguimiento al cumplimiento oportuno de las obligaciones fiscales y tributarias de la operación.
- Coordinar con asesores externos y/o equipos internos la preparación y presentación de declaraciones tributarias.
- Mantener organizada y disponible la documentación requerida para auditorías y revisiones fiscales.
- Verificar el cumplimiento de los controles y procedimientos establecidos por la compañía.
- Identificar oportunamente riesgos, inconsistencias o posibles incumplimientos y escalarlos al liderazgo correspondiente. 6. Sistemas y herramientas financieras
- Utilizar eficientemente los sistemas ERP y herramientas corporativas para el registro, análisis y seguimiento de información.
- Manejar sistemas de gestión financiera, incluyendo Microsoft Dynamics 365 Business Central , y herramientas de Microsoft Office.
- Generar reportes y análisis utilizando Excel y otras herramientas disponibles.
- Contribuir a la mejora y automatización de procesos mediante el uso eficiente de herramientas tecnológicas. 7. Gestión y administración de nómina
- Recopilar, revisar y consolidar información relacionada con la nómina.
- Gestionar incidencias, vacaciones, ausencias, comisiones y otras novedades del personal.
- Preparar y enviar oportunamente la información requerida al proveedor de nómina.
- Coordinar con el proveedor correspondiente el procesamiento y pago de salarios.
- Mantener controles adecuados sobre la información relacionada con compensación y beneficios. 8. Administración de personal
- Mantener actualizados los expedientes y archivos laborales del personal.
- Apoyar los procesos administrativos de ingreso, incorporación y salida de colaboradores.
- Gestionar documentación laboral y constancias de trabajo.
- Dar seguimiento a vacaciones, ausencias y otros registros administrativos.
- Mantener estricta confidencialidad sobre la información personal, laboral y salarial de los colaboradores. 9. Coordinación regional y soporte administrativo
- Servir como punto de coordinación entre la operación local, el liderazgo financiero regional y los equipos corporativos.
- Dar seguimiento a proyectos, solicitudes y actividades regionales.
- Asegurar la documentación, trazabilidad y actualización de compromisos y entregables.
- Coordinar reuniones, preparar información de soporte y dar seguimiento a acuerdos.
- Facilitar la comunicación entre equipos ubicados en diferentes países y áreas funcionales.
- Apoyar iniciativas regionales relacionadas con procesos financieros, administrativos y de optimización operativa. 10. Mejora continua
- Identificar oportunidades para simplificar, estandarizar y optimizar procesos.
- Proponer mejoras orientadas a reducir tareas manuales, duplicidades y errores.
- Participar en proyectos de transformación y mejora de procesos administrativos y financieros.
- Contribuir a la implementación de controles que mejoren la eficiencia, visibilidad y calidad de la información. RETOS Y PROBLEMAS QUE DEBERÁ RESOLVER La persona que ocupe esta posición tendrá como principales retos:
- Fortalecer el seguimiento estructurado de proyectos y actividades regionales.
- Mejorar la coordinación y alineación entre equipos de diferentes áreas y países.
- Incrementar la calidad, disponibilidad y trazabilidad de la información financiera y administrativa.
- Reducir retrasos en la toma de decisiones mediante información clara, precisa y oportuna.
- Mejorar la eficiencia de reuniones, compromisos y mecanismos de seguimiento.
- Identificar y eliminar procesos operativos redundantes o poco eficientes.
- Fortalecer la conexión entre el liderazgo regional y los equipos operativos locales.
- Garantizar el cumplimiento oportuno de obligaciones financieras, fiscales y administrativas.
- Mantener altos estándares de confidencialidad, control y precisión en el manejo de información sensible. PERFIL REQUERIDO Formación académica
- Licenciatura o estudios universitarios en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas, Economía o carreras relacionadas.
- Se valorarán certificaciones o formación complementaria en áreas financieras, contables o administrativas. Experiencia
- Experiencia previa en posiciones administrativas y/o financieras.
- Experiencia en procesos contables, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, conciliaciones bancarias y reportes financieros.
- Experiencia en procesos de nómina y administración de personal.
- Experiencia trabajando con equipos regionales, multinacionales o centros de servicios compartidos será altamente valorada. Conocimientos técnicos
- Conocimientos sólidos de procesos contables y financieros.
- Conocimiento de obligaciones y procesos fiscales locales.
- Manejo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Experiencia en conciliaciones bancarias y análisis financiero.
- Conocimientos de presupuesto, flujo de caja y análisis de variaciones.
- Manejo de sistemas ERP.
- Deseable experiencia con Microsoft Dynamics 365 Business Central .
- Dominio avanzado de Microsoft Excel, Word, Outlook y Teams . Idiomas
- Inglés avanzado — requisito indispensable.
- Capacidad para comunicarse de manera efectiva, tanto verbal como escrita, con equipos internacionales y regionales. COMPETENCIAS CLAVE
- Organización y atención al detalle.
- Pensamiento analítico y orientación a resultados.
- Capacidad para priorizar y gestionar múltiples responsabilidades.
- Comunicación efectiva y profesional.
- Proactividad y capacidad de anticiparse a necesidades.
- Alto sentido de responsabilidad y confidencialidad.
- Capacidad para trabajar de manera autónoma.
- Habilidad para coordinar con equipos multidisciplinarios y multiculturales.
- Orientación a la mejora continua.
- Capacidad para identificar problemas y proponer soluciones.
- Adaptabilidad y manejo de ambientes dinámicos.
- Capacidad de seguimiento y ejecución. INDICADORES DE ÉXITO DEL PUESTO El éxito en la posición estará determinado por:
- Precisión y oportunidad de la información financiera y administrativa.
- Cumplimiento de obligaciones fiscales y financieras dentro de los plazos establecidos.
- Calidad y oportunidad de las conciliaciones y cierres contables.
- Control efectivo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Exactitud y cumplimiento de los procesos de nómina.
- Calidad de los reportes financieros y análisis entregados al liderazgo.
- Nivel de cumplimiento de proyectos, tareas y compromisos regionales.
- Reducción de errores, reprocesos y actividades administrativas redundantes.
- Mejora continua de los procesos y controles internos.
- Calidad de la coordinación entre los equipos locales, regionales y corporativos.