Asistente Administrativo/a

DESCRIPCIÓN DE CARGO El/la asistente administrativa dará soporte administrativo general a la UICN, con un especial énfasis en el Programa Regional Enlazando el Paisaje Centroamericano, estará directamente bajo la supervisión de la Coordinación Regional de Administración y Servicios Generales y apoyará la organización de talleres, reuniones y eventos de fortalecimiento de capacidades; el manejo y actualización de manuales y sistemas electrónicos y físicos de procedimientos, facilitar la gestión administrativa de las de bienes y servicios de acuerdo con las políticas de UICN y KfW.Asimismo, dará apoyo y contribuirá con la organización de las actividades para el/la Coordinador (a) Regional del Programa, los asesores técnicos territoriales y al equipo de trabajo y consultores. Su rol se focalizará en facilitar procesos administrativos para llevar a cabo todas las actividades y resultados programados.El ámbito geográfico de trabajo del Asistente Administrativo será David, Panamá.Funciones: 1.La persona contratada deberá desarrollar todos los procesos para la adquisición de bienes, servicios de no consultoría, servicios de consultoría y obras, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN y KfW. En particular asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas en el Manual Operativo del Programa, así como asegurar la calidad de los TDR de adquisiciones de bienes y servicios de no consultoría, lo anterior en estrecha coordinación con el/la Coordinador (a) Regional del Programa, personal técnico y con las organizaciones socias del Programa.2.Organizar, dar soporte logístico y administrativo para el diseño e implementación de actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios, encuentros.3.Gestionar cotizaciones de bienes y servicios de no consultoría, revisar perfil de los proveedores, elaborar cuadros comparativos en el caso que aplique, solicitar facturas y otra documentación necesaria para realizar los pagos correspondientes.4.Redactar, registrar y llevar el control físico y electrónico de documentos requeridos para cada proceso de adquisición5.Manejar y documentar las comunicaciones telefónicas y electrónicas que se establezcan con proveedores, consultores, socios, etc.6.Apoyar a el/la asistente financiera en la solicitud de pagos y traslado de fondos a organizaciones.7.Preparar todas las solicitudes de acción administrativa (contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos, etc.); y asegurar que cumplan con los procedimientos de UICN y de KfW.8.Contribuir con la organización, tramitología y liquidación de viajes al personal y consultores de acuerdo con procedimientos UICN y KfW.9.Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con la administración del Programa, incluyendo archivos apropiados y actualizados.10.Mantener actualizado el control administrativo del proyecto en Smartsheet11.Preparar informes dentro de su área de competencia.12.Mantener actualizado, en coordinación con el Asistente de Procurement, el registro de inventario de los recursos físicos de la oficina del Programa y de bienes adquiridos por los socios con fondos del Programa.13.Coordinar los servicios de transporte y mensajería de la oficina.14.Realizar trabajos de recolección de datos, digitación y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y Power Point y demás sistemas administrativos de la UICN.15.Contribuir con la preparación de material de divulgación, minutas y memorias de eventos.16.Apoyar la provisión de información pertinente y oportuna para la planificación y monitoreo de las actividades del Programa.18. Brindar orientación o capacitación en temas administrativos al Personal del Programa o Personal de Socios Implementadores.19.Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado a las funciones del puesto.Tenga en cuenta: Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto.

Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta. REQUERIMIENTOS - Grado técnico o bachiller universitario en administración, finanzas, economía, comercio o campo similar.

Se aceptarán perfiles de estudiantes de licenciaturas o ingenierías recién graduados. Mínimo 1 año de experiência como asistente administrativo(a), técnico o puestos similare