Asistente Administrativa(o) y Financiero

Duties and Responsibilities 1. Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU MujeresLlevar a cabo las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyectoBrindar apoyo administrativo a los procesos de gestión de contratosDar seguimiento a la gestión administrativa del Programa en coordinación con los socios y socias nacionalesApoyar en la confección del Plan de Adquisiciones del Proyecto y apoyar los procesos de contratación de los servicios y bienes del plan de adquisiciones siguiendo las normas y procedimientos de la organizaciónMantener la base de datos de inventario de todos los activos del Programa de País y preparar los informes requeridosOrganizar el mantenimiento y la reparación de los activos cuando sea necesarioMantener el sistema de archivo y bases de datos del proyectoApoyar en la preparación de información para auditorias y apoyar en la implementación de recomendaciones de auditoría.2. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programaApoyar la organización logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones y eventos del proyectoPreparar los documentos para la organización de reuniones y eventos incluyendo agenda, cartas de invitación, nota logística, guía para las moderaciones y demásApoyar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organizaciónCoordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU MujeresRegistrar las minutas de las reuniones y otra documentación requerida del programa según sea necesarioAsistir en tareas relacionadas asignadas por su supervisor/a.3. Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del Programa de País siguiendo las normas y procedimientos de ONU MujeresApoyar la formulación del presupuesto del programaLlevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyectoApoyar el control financiero oportuno, el monitoreo y la presentación de informes financierosMonitorear el gasto de fondos de donantes y otros gastos y desembolsos del programaCoordinar la gestión de pagosPreparar gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.4.Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicaciónApoyar la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimientoBrindar apoyo administrativo necesario para la gestión eficaz del conocimiento, sintetizar mejores prácticas relacionadas a apoyo a programas y el intercambio de información.

Competencies Indicadores Clave de RendimientoContribución a la gestión transparente de los recursos del proyectoCumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de ONU Mujeres de acuerdo con lo estipulado en el convenio entre ambas partesMonitoreo y ejecución de las tareas administrativas, logísticas y financierasSoporte de calidad para conferencias y eventosOrganización de archivos e informesApoyo oportuno al equipoEntrega en tiempo y forma de los insumos para las orientaciones estratégicas del Programa de PaísRelaciones efectivas con socios y partes interesadasPuntualidad y calidad de entrega de productos.ValoresRespeto por la diversidadIntegridadProfesionalismoCompetenciasConocimiento y sensibilidad sobre asuntos de géneroResponsabilidadSolución creativa de problemasComunicación efectivaColaboración inclusiva - trabajo en equipoTrabajo con contrapartesLiderar por el ejemploCompetencias FuncionalesConocimiento de procesos administrativas y contablesExcelente capacidad de organización, planificación de actividades y gestionar volumen de trabajo con enfoque en resultadosConocimiento y manejo de procedimientos institucionalesCapacidad para recopilar información y documentos y generar informes y flujos de trabajoCapacidad de mantener discreción y confidencialidadBuena disposición para el apoyo a otras áreas e integrantes del equipo de trabajoCapacidad de construir relaciones con las contrapartes, mantenerles informados de los avances en todo momentoDemostrar habilidades de comunicación oral y escrita incluyendo capacidad de redacciónCapacidad de recibir retroalimentación constructiva en forma positivaHabilidades en el uso de herramientas informáticas. Required Skills and Experience Nível de Educación: Título universitario en administración de empresas, economía, finanzas, contabilidad o áreas afines es requeridoExperiência: Mínimo 5 años de experiência demostrada en administración y/o finanzas preferiblemente en apoyo a la implementación de proyectosExperiência en el uso de herramientas informáticas tales com